4 4.0 Réunions et compte rendus

Les obligations des bénévoles occupant les différents postes au sein des CPS-ECP sont décrites dans le manuel des officiers.

4.1 Les officiers de formation à l’escadrille (OEF)

On trouve une description des comptes rendus, réunions etc. requis de la part des OEF à la section 3.0 du manuel des officiers des CPS-ECP et les devoirs des OEF à la section 1.1.1 de ce manuel.

4.2 les officiers de formation au district (ODF)

Les procédures de réunions, de rédaction des comptes rendus et des rapports écrits, et les devoirs des ODF se retrouvent dans le guide des officiers.

Les ODF doivent soumettre un rapport en ligne au moins deux semaines avant une réunion nationale à la formation. Ainsi tous les ODF peuvent en prendre connaissance. Le rapport pourrait porter sur les sujets suivants:

• les succès significatifs rencontrés par une escadrille du district;
• les ateliers mis sur pied dans le district;
• les projets de formation spéciaux réalisés dans le district;
• les problèmes inhabituels avec:

• • l’administration du département de la formation dans le district;
  • les communications avec le département national de formation;

• une escadrille s’étant démarquée dans le domaine de la formation;
• les suggestions pour améliorer le matériel d’apprentissage, ou l’administration des CPS-ECP;
• les statistiques des cours dispensés par les escadrilles.

Un rapport complémentaire ne portant que sur un seul sujet de façon concise peut faire état de tout autre sujet de préoccupation. Ce rapport devrait porter un titre significatif, le nom de la personne ou du groupe signataire du rapport, la date et, en conclusion, des recommandations pour traiter du sujet.

Il n’est pas nécessaire de produire un rapport pour les réunions virtuelles trimestrielles.

4.3 Les présidents de comités responsables des cours

Les procédures de réunions, de rédaction des comptes rendus et des rapports écrits des présidents de comités se retrouvent dans le guide des officiers.

Les rapports des présidents de comités, lors des réunions nationales de formation, pourraient porter sur :

• les révisions majeures du matériel d’apprentissage;
• la date prévue pour compléter les révisions/rédactions du matériel d’apprentissage;
• le niveau d’avancement des révisions/rédactions;
• la raison des modifications au matériel d’apprentissage;
• les mises à jour mineures et les corrections au matériel d’apprentissage suscitées par des modifications aux règlements;
• les nouveaux examens en voie de rédaction;
• les erreurs ou les problèmes rencontrés dans les examens;
• tout problème concernant le matériel d’apprentissage ou les aides à l’enseignement.

Le rapport doit être le plus court possible, une page seulement, avec peut-être une page de statistique. Tout sujet qui demande de plus longues explications devrait faire l’objet d’un feuillet supplémentaire joint au rapport principal.

Le feuillet supplémentaire ne doit porter que sur un seul sujet de façon concise. Ce rapport devrait porter un titre significatif, le nom de la personne ou du groupe signataire du rapport.