2 2.0 Planification des cours par l’escadrille

tâches de l’officier d’escadrille à la formation

Les tâches suivantes sont spécifiques à l’OEF en ce qui concerne la planification des cours. L’OEF doit:

1. Planifier la session de formation trois à quatre mois avant le début des cours (exemple, en mai pour des cours dispensés en septembre).
   • L’OEF devrait rencontrer le comité de formation et le comité exécutif de son escadrille afin de déterminer en équipe les cours à offrir. Cette partie de la planification doit tenir compte des ressources disponibles, surtout en termes d’instructeurs.  Les CPS-ECP ont la réputation d’avoir d’excellents instructeurs mais il faut les assigner à des postes qui mettent leurs talents à profit.
   • Une fois la liste des cours arrêtée, le comité de formation finalise la planification.
2. S’assurer de la disponibilité des ressources. Pour ce faire, l’OEF doit: 
   • recruter les instructeurs et s’assure de leur disponibilité selon le calendrier et l’horaire établis.
   • recruter les assistants pour les salles de classe et les tuteurs pour les cours en ligne et s’assure de leur disponibilité selon le calendrier et l’horaire établis.
   • confirmer la location des salles de classe.
   • confirmer la disponibilité des plages horaire pour la formation en ligne.
   • déterminer le prix de chaque cours en tenant compte:
     • du coût de matériel et autres charges imposées par le bureau général;
     • du coût de location des locaux;
     • des divers frais liés à l’administration, (photocopies, matériel informatique, déplacement du personnel, etc.);
     • des rabais consentis aux inscriptions hâtives;
     • des rabais consentis aux membres;
     • du coûts des manuels imprimés ou des livres électroniques;
     •  du nombre minimum d’étudiants nécessaires pour couvrir tous les frais.
3. Mettre sur pied un cours en ligne, trois à quatre semaines avant le début des classes.
   • indiquer dans le système informatique, les cours qui seront offerts en ligne le plus tôt possible.
   • le guide de référence rapide se trouve sur le site internet dans le tableau de bord de l’OEF, dans la zone des membres –  section 5 département de l’éducation. Il y une section intitulée Guides du site WEB qui contient les guides suivants:
     • #1 Tableau de bord des ODF.
     • #2a Inscrire un cours.
     • #2b Modifier un cours.
     • #3 Inscrire un étudiant.
     • #4 Vérifier les inscriptions.
     • #5 Gérer les notes.
     • #6 Gérer le statut de l’étudiant.
     • #7 Rechercher dans l’annuaire (encore en construction) ne sera disponible que si vous êtes inscrit en tant qu’officier.
     • #8 Attribuer les galons de mérite. (ne fonctionne pas encore)
     • #9 Commander du matériel
   • Pour que votre escadrille offre un cours en ligne, consultez la section 8.0 pour connaître les exigences de la formation en ligne.
4. commander le matériel de cours au moins 1 mois avant le début des classes
   • les commandes du matériel de cours se font via le magasin en ligne sur le site informatique soit par l’OEF, soit par l’officier aux approvisionnements de l’escadrille.
   • le matériel des cours en ligne est expédié directement aux étudiants par le bureau général.
   • le matériel des cours en salle de classe est expédié à l’officier d’escadrille qui fait la commande.
5. inscrire les étudiants quelques semaines avant le début des classes
   • Idéalement, les étudiants s’inscrivent eux-mêmes en ligne et paient leur inscription au même moment avec une carte de crédit.
   • Si des étudiants n’ont pas la possibilité de s’inscrire en ligne, l’officier de l’escadrille doit recueillir les informations requises afin de procéder à leur inscription.
   • Avant de procéder à une inscription, il est important de vérifier dans la base de donnée si l’étudiant y est déjà listé afin de ne pas pas compliquer le suivi de son dossier.
6. Suivre la progression de la formation
   • Se présenter en classe à quelques reprises durant la session de formation pour établir un contact avec les étudiants.
   • Vérifier auprès des instructeurs qu’ils disposent de toutes les ressources dont ils ont besoin.
7. Organiser l’administration des examens.
   • S’assurer d’avoir en main suffisamment d’examens pour tous les étudiants
   • Assigner des surveillants et des correcteurs d’examens car la plupart des examens sont corrigés par l’escadrille immédiatement après que l’examen soit écrit.
   • Faire parvenir au correcteur de district les examens qui ne sont pas corrigés à l’escadrille.
8. inscrire les résultats d’examens dans le système informatique et aviser le responsable de cours (PCom) et le bureau national.
   • Le bureau national doit être avisé des réussites d’examen afin d’émettre les cartes de compétences et les timbres appropriés aux étudiants concernés.
   • Le PCom doit être avisé de examens réussis, échoués ou de ceux qui n’ont pas été écrits afin de tenir les statistiques concernant son cours.
9. organiser une cérémonie de graduation si c’est la coutume dans son escadrille.